15-05-2013

Cách sử dụng Word, Excel trên điện thoại iPhone, Android

Nếu bạn muốn làm việc với file word và Excel trên điện thoại hay iPad, thì bạn phải dùng đến một phần mềm Office tương tự Microsoft Office, và ứng cử viên sáng giá nhất là QuickOffice, bộ phần mềm văn phòng nỗi tiếng được Google mua lại này được bán trên Google Play nhưng bạn củng có thể tìm trên Google và down bản miển phí về cài đặt.
Sau đây xin giới thiệu về Quickword (soạn thảo văn bản như Word) và Quicksheet (bảng tính như Excel), nếu bạn đã thành thạo Word và Excel rồi thì học hai phần mềm này rất nhanh vì nó có nhiều nét tương đồng.

GIỚI THIỆU CHUNG và GIAO DIỆN QUẢN LÍ

QP là một bộ bốn công cụ quen thuộc với người dùng phổ thông, bao gồm Quickword với khả năng chỉnh sửa văn bản, Quicksheet cho phép bạn thao tác với bảng tính, Quickpoint lại là một công cụ tạo và trình diễn tập tin thuyết trình và QuickPDF là trình xem tập tin PDF. Với bốn công cụ được tích hợp trong một ứng dụng duy nhất, bạn có thể thao tác dễ dàng và nhanh chóng khi cần chuyển qua lại giữa văn bản, bảng tính hay tập tin thuyết trình mà không cần phải chuyển ứng dụng như những gì bạn phải làm với bộ iWork của Apple. 

[IMG]

Giao diện chung của QP khá đơn giản và được thiết kế dạng “bảng” để bạn quản lí trực quan hơn khi biết rõ tập tin đang nằm ở thư mục nào, xem thêm những tập tin trong cùng một thư mục cũng như cung cấp các thông tin phụ về thuộc tính của tập tin. Các nút công cụ chủ yếu được bố trí ở cạnh dưới của màn hình với nút Delete, Email, Share. Một điều thú vị khi quản lí tập tin với QP là bạn có thể thực hiện thao tác kéo thả để xóa, gửi email hay chia sẻ chúng một cách nhanh chóng. Ví lí do đó mà các nút Delete, Email, Share đều trở nên dư thừa. Hai nút còn lại nằm ở góc phải của màn hình là New Folder (tạo thư mục mới) và Create File (tạo tập tin mới). QP hỗ trợ bạn chỉnh sửa tất cả các tập tin Microsoft Office 2003 và Word, Excel 2007. Tập tin Powerpoint 2007 và PDF sẽ không thể chỉnh sửa được, chỉ xem mà thôi.

Về việc hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến, QP có thể kết nối với Google Docs, Dropbox, Box.net, iDisk, SugarSync và Huddle. Có thể nói QP là một trong những ứng dụng văn phòng hỗ trợ nhiều dịch vụ lưu trữ trực tuyến nhất hiện nay. Với từng ấy dịch vụ, bạn không còn phải băn khoăn khi cần chia sẻ tài liệu hay sao lưu trực tuyến nữa. Để thêm vào một dịch vụ, Trong bảng ngoài cùng bên tay trái, bạn nhấn vào dấu + rồi chọn dịch vụ phù hợp. Bạn có thể thấy các tập tin khác ngoài Word, Excel, PowerPoint, PDF trên ổ đĩa trực tuyến của mình và xem những tập tin hình ảnh phổ biến nữa.

Giao diện quản lí của QP hỗ trợ việc kéo thả trực quan. Bạn có thể nhấn vào một tập tin hay thư mục và giữ lâu cho đến khi thấy nó nổi lên rồi kéo thả vào thư mục khác. Thao tác tương tự có thể thực hiện để xóa tập tin hay di chuyển nó sang những dịch vụ lưu trữ trực tuyến khác.

[IMG]

Bên cạnh đó, QP hỗ trợ đầy đủ cho bàn phím rời tương thích với iPad, kể cả các phím mũi tên. Trong phiên bản 2.2.0, các phím tắt để sao chép, cắt và dán (Command + C, Command + V,…) được hỗ trợ đầy đủ.

Sau đây chúng ta sẽ đi vào từng ứng dụng chi tiết, những phần chung của các ứng dụng có cách dùng tương tự nhau nên mình chỉ nói một lần. Mình sẽ dành thời gian để hướng dẫn các bạn về các phần riêng và nổi bật của chúng nhé.

QUICKWORD

[IMG]

QuickWord có giao diện đơn giản và chuyên nghiệp cho một trình xử lí văn bản. Bên tay phải, bạn sẽ thấy được nút Bold (in đậm), Italic (in nghiêng) và Underline (gạch dưới). Giao diện rất quen thuộc với người dùng Microsoft Office phải không nào? Những việc chỉnh sửa khác sẽ nằm trong thanh công cụ ở góc trên bên phải của ứng dụng, bao gồm Search (tìm kiếm), Print (in ấn), Undo/Redo (hoàn tác) và Edit (chỉnh sửa). Khoảng không gian trống còn lại sẽ dành cho bạn soạn thảo văn bản.

Quickword cho phép bạn làm được khá nhiều việc với văn bản của mình. Nhờ vào tính năng chọn văn bản thông minh của iOS, bạn có thể nhanh chóng chọn được đúng những gì mình muốn chỉnh sửa. Muốn in đậm, in nghiêng hay gạch dưới đoạn văn bản nào, bạn chỉ cần chọn rồi nhấn vào nút tương ứng mà thôi.

Nhấn vào nút Edit, bạn sẽ thấy được các tùy chọn chỉnh sửa cao cấp hơn được bố trí trong các thẻ: Font, Paragraph và Color. Những tính năng này có cách sử dụng tương tự như trên Word vậy nên bạn không cần mất quá nhiều thời gian làm quen. 

[IMG]

Với mục Font, bạn có thể tuỳ chọn kiểu chữ, kích thước chữ thật dễ dàng với hai thanh lăn (tạm gọi là như thế nhé). Đáng tiếc là chúng ta chưa thể thêm font chữ riêng của mình vào, nhưng bạn không cần quá lo lắng vì hầu hết font chữ quen thuộc đều hiện diện.

Chuyển sang thẻ Paragraph, QP cho phép bạn định dạng đoạn văn đã chọn. Muốn canh trái phải hay canh giữa, bạn di chuyển đoạn văn mẫu đến vị trí mong muốn. Một cách điều khiển rất trực quan đúng không nào? Hàng nút ở phía bên dưới cũng là điểm mạnh của QP khi cho phép bạn chỉnh lùi đầu dòng (thường dùng cho dòng đầu tiên của đoạn văn), chỉnh lùi cả một đoạn văn và thêm vào các dấu chấm đầu dòng. Bạn có thể xem hình để rõ hơn nhé. Tuy nhiên, dường như ứng dụng chưa hỗ trợ đánh số tự động nên bạn có thể gặp chút ít khó khăn khi soạn thảo.

[IMG]

Muốn lưu lại tài liệu của mình, bạn nhấn vào nút Close. Tại đó sẽ có một menu sổ ra cho phép bạn chọn Save hay Save As. Lưu ý rằng ứng dụng không tự lưu các thay đổi của bạn như bộ iWork của Apple đâu, do đó khi làm việc với QP bạn nên thường xuyên lưu lại. 

[IMG]

QUICKSHEET

[IMG]

Quicksheet là một ứng dụng có tính năng tương tự như Excel khi cho phép bạn thao tác với bảng tính một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể xem và chỉnh sửa định dạng Excel của Microsoft Excel 2003 và 2007. Với những tính năng chỉnh sửa nội dung, cách thực hiện hoàn toàn tương tự như Quickword. Ở đây mình muốn nói thêm về tính năng Find and Replace. Để tìm kiếm, bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ. Một hộp soạn thảo nhỏ xuất hiện ngay bên trên bàn phím cho phép bạn nhập nội dung cần tìm vào. Nếu nhấn vào nút Replace, thêm một hộp chữ nữa hiện ra bên cạnh để bạn nhập nội dung thay thế. Rất tiện lợi.

[IMG]

[IMG]

QuickSheet hỗ trợ bạn chỉnh định dạng của từng ô theo nội dung bằng nút Number Format. Bạn có rất nhiều định dạng để chọn lựa, chẳng hạn như General (tổng quát, chữ hay số gì cũng được), Number (định dạng số), Currency (tiền tệ), Accounting (kế toán), Date, Time (ngày giờ),… Nút mũi tên màu xanh bên cạnh mỗi định dạng sẽ mở rộng khả năng tùy chỉnh của bạn, chẳng hạn như với định dạng Number, bạn có thể thiết lập bao nhiêu số thập phân, có dùng dấu phẩy để phân cách phần ngàn hay không, định dạng cho số âm,… Lưu ý rằng bạn cần phải chọn sẵn một hay một số ô rồi mới có thể áp đặt định dạng cho nó được. Đặc biệt với định dạng ngày giờ, bạn hãy thiết lập cho đúng ý muốn, nếu không có thể nó hiện cả ngày, giờ, phút giây chi tiết đấy!

[IMG]

Nếu nói đến bảng tính, ta không thể nào không nhắc đến worksheet (trang tính). Một bảng tính có thể có nhiều trang tính khác nhau. Để thêm trang tính, bạn nhấn vào dấu cộng ở cạnh dưới của màn hình. Muốn thay đổi tên cho trang tính, bạn nhấn hai lần vào tên muốn thay đổi là bắt đầu vào chế độ soạn thảo ngay.

Nút Insert trong Quicksheet cho phép bạn thêm vào các cột và hàng mới cho bảng tính hiện tại:
+ Insert columns – left: chèn thêm một cột vào bên trái cột hiện hành.
+ Insert columns – right: chèn thêm một cột vào bên phải cột hiện hành.
+ Insert rows - above: chèn thêm một hàng vào bên trên hàng đang được chọn.
+ Insert rows - below: chèn thêm một hàng vào bên dưới hàng đang được chọn.


[IMG]

Về mặt công thức, Quicksheet hỗ trợ 125 hàm thường dùng (có thể xem chi tiết tạihttp://support.quickoffice.com/index.php?_m=knowledgebase&_a=viewarticle&kbarticleid=366). Để gõ công thức, bạn cũng bắt đầu bằng dấu “=” như thao tác trên Excel. Cấu trúc hàm cũng tương tự, phục vụ tốt hầu hết nhu cầu thông thường. Nếu muốn làm gì đó cao cấp hơn, bạn cần phải dùng đến máy tính rồi.

[box=700]Một hạn chế của Quicksheet so với Numbers của Apple là không cho chúng ta dùng biểu mẫu để nhập liệu, thật là một thiếu sót lớn cho người dùng.[/box]

Để định dạng kẻ khung viền cho ô, bạn nhấn vào nút Edit rồi chọn vào thẻ Borders. Có các nút được bố trí xung quanh theo đúng vị trí của ô, mỗi nút khi nhấn vào sẽ kẻ đường viền ở cạnh tương ứng. Bạn không thể chạm vào cạnh của ô trên màn hình để kẻ khung được, thật đáng tiếc. Muốn kẻ viền cho cả ô ở tất cả các cạnh, bạn nhấn vào nút All borders là xong. Nếu bạn chọn nhiều ô hơn, nút hình chữ thập sẽ giúp bạn kẻ đường phân cách giữa các ô.

[IMG]

Nếu bạn có thêm những kinh nghiệm khi sử dụng QuickWord và QuickSheet, bạn hãy chia sẻ cùng mọi người ngay tại topic này nhé. Chúc mọi người có thể áp dụng QuickOffice để làm cho cuộc sống của mình đơn giản hơn.
Đăng nhận xét
 
Support : Phan Anh Ngọc
Copyright © 2011. Vina7.com - All Rights Reserved
More Ngocblog and Pa.Ngoc
Images Beautiful